Anleitung
Call Flow entwickeln.
Schritt für Schritt.
Ein professioneller Call Flow ist das Herzstück Ihrer Telefonanlage. Von der Planung bis zur fertigen Konfiguration.
7 min Lesezeit
01
Eingehende Nummern definieren
Welche Nummern rufen Kunden an? Hauptnummer, Direktdurchwahlen, geografische Nummern? Jede Nummer kann einen eigenen Call Flow haben. Dokumentieren Sie alle eingehenden Nummern und deren Zweck als Ausgangspunkt.
02
Öffnungszeiten und Zeitprofile
Definieren Sie klar: Wann ist Ihr Unternehmen erreichbar? Erstellen Sie Zeitprofile für Kernzeiten, Randzeiten, Feiertage und Notfälle. Automatisches Umschalten basierend auf Datum und Uhrzeit — völlig ohne manuellen Eingriff.
03
IVR-Menü gestalten
Weniger ist mehr: Maximal 4–5 Optionen pro Menüebene, maximal 2 Ebenen. Kunden wollen schnell zum Ziel. Vermeiden Sie zu lange Ansagen — die ersten 5 Sekunden entscheiden.
04
Warteschleifen und Gruppen
Definieren Sie Rufgruppen für jede Abteilung. Klingeln alle gleichzeitig oder reihum? Wie lange wartet ein Anrufer? Was hört er in der Warteschleife? Professionelle Warteschleifenmusik und Ansagen sind hier Pflicht.
05
Weiterleitungen und Fallback
Was passiert wenn niemand abnimmt? Voicemail, Weiterleitung auf Mobilnummer, oder Ansage mit Rückrufbitte? Definieren Sie für jede Situation einen Fallback. Besonders wichtig: Was passiert außerhalb der Öffnungszeiten?
Best Practices
Professionelle Call Flows.
Was wir empfehlen.
Ansagen professionell aufnehmen
Professionelle Sprecher oder KI-Sprachsynthese. xcon Audio Design bietet beides.
Call Flow dokumentieren
Zeichnen Sie Ihren Call Flow als Flussdiagramm. Das hilft bei Änderungen und wenn der Konfigurierer wechselt.
Notfallplan immer haben
Was passiert bei Serverausfall, Stromausfall? Weiterleitungen auf Mobilnummern vorbereitet haben.
Regelmäßig testen
Rufen Sie Ihre eigene Nummer an — als Kunde. Fühlt sich der Call Flow intuitiv an?
Statistiken auswerten
Wie viele Anrufe werden nicht angenommen? Zu welchen Zeiten ist die Auslastung am höchsten?
KI-Integration prüfen
Moderne Call Flows können KI-Assistenten einbinden: Standardfragen automatisch beantworten, bevor der Anruf weitergeleitet wird.
Häufige Fragen zu Call Flows
Kontakt
Reden wir.
Über Ihre Wünsche.
30 oder 60 Minuten — Sie entscheiden. Wir nehmen uns die Zeit, zuzuhören, Ihre Situation zu verstehen und Ihnen ehrlich zu sagen, was wir tun würden.
Ihre E-Mail verrät uns, ob Sie schon einen festen Ansprechpartner bei uns haben — dann landen Sie direkt in dessen Kalender. Ansonsten folgt die Terminbuchung dem Round-Robin-Prinzip.
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