Was ist Unified Communications (UC)?

Unified Communications, oft abgekürzt als UC, bezieht sich auf die Art und Weise, wie verschiedene Formen von Kommunikationsmitteln in der digitalen Arbeitswelt interagieren und zusammenarbeiten. Durch die Vereinheitlichung von Telefonanrufen, Webkonferenzen, SMS und E-Mail sind Teammitglieder in der Lage, über eine Internetverbindung Daten auszutauschen und darauf zuzugreifen sowie in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Egal, ob es sich um ein großes oder ein kleines Unternehmen handelt, die richtige Unified-Communications-Lösung kann Geschäftsprozesse auf die nächste Stufe heben. Sie verbessert die Zusammenarbeit, steigert die Produktivität, erhöht die Mobilität und steigert die Benutzerfreundlichkeit.

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Was sind die Komponenten?

Es stehen verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung. Hier sind nur einige der am häufigsten verwendeten Tools für die Zusammenarbeit aufgeführt:

Einige dieser Kommunikationskanäle sind vom Typ „Speichern und Weiterleiten“, d. h. die Informationen werden in eine Richtung übermittelt und bleiben (fast) unbegrenzt für die entfernten Teile zugänglich, die sie nach Belieben einsehen können; E-Mail ist der Großvater dieser Kommunikationsart.

Andere hingegen werden als Echtzeitkommunikation bezeichnet und erfordern eine schnelle Reaktion (die oft andere Aufgaben unterbricht); ein Telefonanruf ist der offensichtlich größte Anwärter in dieser Kategorie.

Jede dieser verschiedenen Kommunikationslösungen erfordert in der Regel eine „App“, um auf die ausgetauschten Informationen zuzugreifen. Je mehr Lösungen berücksichtigt werden müssen, desto schwieriger wird es, sie alle effizient zu verwalten.

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Wie funktioniert es?

In der Regel werden UC- Umgebungen von einer Reihe von Back-End-Verwaltungssystemen unterstützt, die manchmal auch als UC-Plattformen bezeichnet werden und die Integration zwischen verschiedenen Diensten ermöglichen, sowie von Front-End-Clients, die den Zugriff ermöglichen.

Es gibt drei wichtige Bereitstellungsoptionen für Unified-Communications-Systeme: vor Ort, in einer öffentlichen oder privaten Cloud oder als Kombination aus diesen drei Möglichkeiten. Ein Open-Source-Projekt namens WebRTC ermöglicht es, Unified-Communications-Technologie in Webbrowser einzubetten.

Warum also Unified Communications wählen?

Unified Communications ist ein allgemeiner Sammelbegriff, der die Bemühungen des Marktes beschreibt, alle „Apps“ (und damit die Kommunikationskanäle) zu integrieren, um dem Benutzer einen einfachen Zugriff auf all diese Informationen zu ermöglichen, unabhängig davon, wann oder wo er darauf zugreift (zu Hause, am Arbeitsplatz, im Auto, im Zug…) oder auf welchem Gerät (Laptop, Tablet, Smartphone…). Eingehende Anrufe können beispielsweise dorthin weitergeleitet werden, wo sich die Empfänger befinden, ob im Büro, unterwegs mit einem Mobiltelefon oder als Remote Worker über einen Web-Telefondienst oder einen Webbrowser von zu Hause aus.

Ein UC-System lässt die Grenzen zwischen den Kommunikationskanälen verschwimmen. So kann ein Benutzer beispielsweise eine Voicemail-Nachricht erhalten und wählen, ob er sie per E-Mail oder über ein beliebiges Telefon abrufen möchte. Der Status des Absenders ist über die Präsenzinformationen ersichtlich, und wenn er online ist, kann eine Antwort sofort per Textnachricht oder Videoanruf gesendet werden.

Einfach ausgedrückt besteht das Ziel von UC-Lösungen darin, die Unternehmenskommunikation zu vereinheitlichen und zu rationalisieren, um die Zusammenarbeit im Team und die Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Die Vorteile:

  • Steigert die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter.
  • Verbessert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Abteilungen.
  • Ermöglicht eine mobile und dezentrale Belegschaft.
  • Verbessert die Benutzerfreundlichkeit und den Kundenservice.
  • Reduziert die Kosten - weniger Verwaltung und Wartung.

Welches sind die Risiken und Sicherheitsprobleme?

Die primären Sicherheitsprobleme, auf die ein Unternehmen bei der Installation und Wartung seiner UC-Infrastruktur stößt, sind die Kontrolle der Benutzeridentitäten und des Zugangs sowie der Schutz der Daten. Bei UC-Strategien geht es darum, unterschiedliche Zugangspunkte miteinander zu verbinden, die unabhängig von dem Gerät, auf dem sie ausgeführt werden, sicher sind.

Zu treffende Maßnahmen:

  • Um den Zugang zu sensiblen Daten einzuschränken, legen Sie Benutzerrollen und Berechtigungsstufen fest.
  • Identifizieren Sie die Nutzer, die auf eine API zugreifen, und überwachen Sie, wie sie sie nutzen. Auf diese Weise können Unternehmen jede unregelmäßige Aktivität verfolgen.
  • Erkundigen Sie sich nach der vom CPaaS-Anbieter verwendeten Verschlüsselungsstufe.
  • Sicherstellen, dass die Mitarbeiter bei der Nutzung von UC-Anwendungen sichere Passwörter erstellen und sich mit vertrauenswürdigen Netzwerken verbinden.

Warum sollten Sie sich für 3CX als Ihre UC-Lösung entscheiden?

3CX ist eine Unified-Communications-Plattformlösung, die fortschrittliche Funktionen wie Anrufe mit Videokonferenzen, Live-Chat, Geschäftstext, WhatsApp, Status und vieles mehr integriert. Alle integrierten Collaboration-Tools sind standardmäßig enthalten, sowohl vor Ort als auch als gehostete Lösung. Verwenden Sie es für:

  • Sehen Sie den Status von Kollegen - Eliminieren Sie teure Voicemail-Tags und vermeiden Sie unnötige Weiterleitungen von Anrufen, die Kunden verärgern.
  • Faxe und Voicemails an den Posteingang weiterleiten - Leiten Sie Voicemails an den Posteingang weiter und hören Sie sie ab, ohne anzurufen. Faxe werden als PDF-Dateien in Ihrer E-Mail empfangen.
  • Erkundigen Sie sich Live-Chat, WhatsApp und Business-Texting - Chatten Sie mit Website-Besuchern in Echtzeit! Mit der WhatsApp-Integration von 3CX und den Textnachrichten für Unternehmen können Anwender alle Messaging-Kanäle direkt über die 3CX-Konsole verwalten. Wählen Sie zwischen Text, Sprachanruf oder Videoanruf.nach der vom CPaaS-Anbieter verwendeten Verschlüsselungsstufe.
  • Integrierte Videokonferenzen - Ideale Lösung für die Zusammenarbeit von Außendienstmitarbeitern. Umfasst File-Sharing, Desktop-Sharing, Polling und vieles mehr.
  • Mobile Apps - 3CX bietet mobile Apps für iOS und Android, mit denen Sie Anrufe und Videoanrufe von unterwegs aus verwalten können.